Atende ChainDoc: Przyszłość zarządzania dokumentami

Wyobraź sobie świat, w którym zarządzanie dokumentami jest w pełni zdigitalizowane, bezpieczne i zgodne z przepisami. Świat, gdzie dane są dostępne w każdej chwili i z dowolnego miejsca, pozwalając na większą koncentrację na głównych celach i zadaniach Twojej organizacji. To właśnie oferuje Atende ChainDoc – kompleksowe rozwiązanie rewolucjonizujące sposób, w jaki firmy radzą sobie z dokumentacją.

Cyfrowy trwały nośnik: Niezmienność i bezpieczeństwo na lata

Sercem rozwiązania Atende ChainDoc jest koncepcja cyfrowego trwałego nośnika. W odróżnieniu od standardowych metod przechowywania elektronicznych dokumentów, trwały nośnik gwarantuje niezmienność i integralność zapisanych informacji przez długi czas – nawet do 25 lat. Oznacza to, że raz zapisanego dokumentu nie można zmodyfikować ani podrobić, a wszelkie próby manipulacji zostaną natychmiast wykryte.

Gwarantowana trwałość ma kluczowe znaczenie w wielu branżach, takich jak administracja publiczna czy sektor finansowy, gdzie regulacje prawne wymagają bezpiecznego przechowywania umów, wniosków i innych newralgicznych dokumentów przez wiele lat. Atende ChainDoc nie tylko spełnia te rygorystyczne wymagania, ale także znacząco ułatwia zarządzanie archiwami oraz wyszukiwanie informacji dzięki zaawansowanym funkcjom katalogowania i indeksowania treści.

Wyślij wiadomość

Dla kogo jest Atende ChainDoc?

Atende ChainDoc to optymalne rozwiązanie dla każdej organizacji, która poszukuje bezpiecznego i niezawodnego sposobu na długoterminowe przechowywanie dokumentów elektronicznych. System został zaprojektowany z myślą o potrzebach instytucji działających w sektorach wymagających wysokiej zgodności z przepisami i bezpieczeństwa danych, takich jak:

• Administracja publiczna: Bezpieczne przechowywanie dokumentów urzędowych, aktów prawnych, decyzji administracyjnych.
• Finanse i bankowość: Archiwizacja umów kredytowych, polis ubezpieczeniowych, dokumentacji transakcyjnej.
• Ubezpieczenia: Przechowywanie polis, dokumentacji szkód, korespondencji z klientami.
• Ochrona zdrowia: Bezpieczne archiwizowanie dokumentacji medycznej, historii leczenia, wyników badań.
• Edukacja: Przechowywanie dokumentów studenckich, dyplomów, dokumentacji administracyjnej.

Co wyróżnia ChainDoc od innych rozwiązań cyfrowego obiegu dokumentów?

W odróżnieniu od tradycyjnych systemów cyfrowego obiegu dokumentów, takich jak e-recepty w szpitalach, e-rejestracje wizyt w urzędach czy elektroniczne wnioski, Atende ChainDoc wprowadza dodatkowy poziom bezpieczeństwa i integralności dzięki technologii blockchain.

Tradycyjne systemy często bazują na centralnych bazach danych, które mogą być podatne na ataki hakerskie, modyfikacje i inne zagrożenia związane z bezpieczeństwem. W przeciwieństwie do tego, blockchain zapewnia:

• Niezmienność danych: Raz zapisane informacje w blockchainie nie mogą być zmienione ani usunięte. Każdy dokument wprowadzony do systemu otrzymuje unikalny cyfrowy odcisk, który jest zapisywany w niezmiennym rejestrze, co zapewnia najwyższy poziom integralności danych.
• Szybkie wykrywanie manipulacji: Blockchain działa na zasadzie rozproszonego rejestru, co oznacza, że każda zmiana jest natychmiast rejestrowana i weryfikowana przez wszystkie węzły sieci. W praktyce oznacza to, że każda nieautoryzowana próba modyfikacji dokumentu zostanie natychmiast wykryta, co znacząco przewyższa standardowe metody cyfrowego obiegu dokumentów, które mogą być podatne na opóźnienia w wykrywaniu takich incydentów.
• Zwiększone bezpieczeństwo: W tradycyjnych systemach dane są często przechowywane w jednym miejscu. Technologia blockchain eliminuje ten problem dzięki rozproszonej architekturze, która zabezpiecza dane przed atakami i awariami systemowymi. Dodatkowo, wszystkie transakcje są zaszyfrowane, co zapewnia pełną poufność i bezpieczeństwo informacji.
• Transparentność i audytowalność: Każda operacja na dokumencie jest zapisywana w blockchainie, co tworzy pełny i niezmienny ślad audytowy. Dzięki temu możliwe jest śledzenie całej historii dokumentu, co jest kluczowe dla zgodności z regulacjami prawnymi i wewnętrznymi procedurami audytowymi.
• Dowód istnienia dokumentu w czasie: Blockchain pozwala na dodanie znacznika czasu do każdego wpisu, co stanowi niepodważalny dowód istnienia dokumentu w określonym momencie. Jest to niezwykle istotne w kontekście regulacji prawnych i wymogów dotyczących przechowywania dokumentów.

Jak działa Atende ChainDoc?

Atende ChainDoc składa się z macierzy WORM oraz technologii blockchain, które mogą być wdrożone zarówno na miejscu u klienta, jak i w chmurze. Macierze WORM przechowują dokumenty, zapewniając ich niezmienność, podczas gdy blockchain zarządza cyfrowymi odciskami (hashami) dokumentów, rejestrując każdą operację i gwarantując pełną audytowalność.

Każdy dokument wprowadzony do ChainDoc otrzymuje unikalny hash, który jest następnie zapisywany w niezmiennym rejestrze blockchain. Natomiast sama treść dokumentu przechowywana jest na dedykowanych macierzach WORM, które pozwalają na jednokrotny zapis, ale wielokrotny odczyt danych.

W efekcie połączenie technologii blockchain i WORM gwarantuje:

• Integralność informacji: Raz zapisanego dokumentu nie można w żaden sposób zmodyfikować ani usunąć. Wszelkie próby manipulacji są natychmiast wykrywane dzięki weryfikacji zapisu w blockchain.
• Dowód istnienia dokumentu w czasie: Znacznik czasu dodany do każdego wpisu w blockchain stanowi dowód momentu wprowadzenia dokumentu do systemu.
• Pełną poufność danych: ChainDoc nie wymaga dostępu do treści dokumentów, aby potwierdzić ich autentyczność. System operuje na zaszyfrowanych skrótach (hashach), a oryginalne pliki pozostają na serwerach klienta.

Kompletny ekosystem do zarządzania danymi

Atende ChainDoc to nie tylko rozwiązanie do bezpiecznego przechowywania dokumentów. To kompletny ekosystem do cyfrowego zarządzania wrażliwymi danymi i kluczowymi procesami biznesowymi.

W czasach, gdy ilość generowanych danych rośnie wręcz wykładniczo, efektywne zarządzanie nimi staje się kluczowe dla każdej organizacji. Wykorzystanie Atende ChainDoc umożliwia skoncentrowanie się na podstawowej działalności, mając pewność, że dokumenty są bezpieczne, integralne i zgodne z przepisami.

Automatyzacja procesów biznesowych

Atende ChainDoc oferuje zaawansowane narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych, co pozwala znacząco przyspieszyć i usprawnić codzienne operacje. System umożliwia cyfrową akceptację i podpisywanie dokumentów z wykorzystaniem różnych metod autoryzacji, takich jak:

• podpis elektroniczny,
• kody SMS,
• dane biometryczne.

Automatyzacja obiegu dokumentów eliminuje wąskie gardła typowe dla tradycyjnego papierowego obiegu, przyspieszając realizację zadań i zwiększając efektywność pracy.

Skuteczne zarządzanie i wyszukiwanie dokumentów

Zaawansowane funkcje katalogowania i indeksowania treści sprawiają, że zarządzanie dużą ilością dokumentów staje się proste i intuicyjne. Atende ChainDoc pozwala na szybkie i łatwe wyszukiwanie informacji, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie produktywności pracowników.

Bez względu na to, czy firma przechowuje setki czy miliony dokumentów, system zapewnia płynność działania i łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych materiałów.

Bezpieczeństwo danych i zgodność z regulacjami prawnymi

Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania danymi jest zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi. Atende ChainDoc gwarantuje, że wszystkie dokumenty są przechowywane zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i zgodności.

System jest w pełni audytowalny, co oznacza, że każda operacja na dokumencie jest rejestrowana i może być później prześledzona. Dzięki temu organizacja może być pewna, że jej dane są nie tylko bezpieczne, ale także zgodne z wymaganiami prawnymi, co jest kluczowe w takich obszarach jak administracja publiczna, finanse, ochrona zdrowia czy ubezpieczenia.

Elastyczność i skalowalność

Rozwiązania Atende ChainDoc zostały zaprojektowane z myślą o elastyczności i skalowalności, co pozwala na ich dostosowanie do indywidualnych potrzeb każdej organizacji. Integracja systemu odbywa się przez proste API, czyli interfejs programowania aplikacji, który umożliwia różnym programom komunikowanie się ze sobą. Pozwala to na bezproblemowe włączenie ChainDoc do istniejącej infrastruktury IT.

Tym samym Atende ChainDoc gwarantuje stabilność i wydajność bez względu na skalę działalności. System jest zaprojektowany tak, aby rosnąć wraz z organizacją, eliminując konieczność częstych zmian i modyfikacji.

Optymalizowanie kosztów

Cyfryzacja obiegu dokumentów z wykorzystaniem Atende ChainDoc przekłada się na znaczące oszczędności operacyjne. Eliminacja papieru, drukowania, fizycznego transportu i przechowywania dokumentów pozwala firmom zredukować koszty, jednocześnie zwiększając efektywność.

W efekcie procesy stają się szybsze, a dostęp do dokumentów znacznie łatwiejszy, co wpływa na lepszą organizację pracy i zadowolenie zarówno pracowników, jak i klientów.

ChainDoc w akcji: Centrum Usług Wspólnych w Toruniu

Jednym z klientów, który w pełni wykorzystuje możliwości oferowane przez Atende ChainDoc, jest Centrum Usług Wspólnych (CUW) w Toruniu. Ta nowoczesna jednostka zapewnia kompleksową obsługę administracyjną, finansową i informatyczną dla całej grupy miejskich podmiotów.

Wdrożenie aplikacji ChainDoc do zarządzania obiegiem dokumentów pozwoliło CUW osiągnąć imponujące rezultaty:

• Czas przekazywania dokumentów pomiędzy jednostkami skrócił się z 2-3 dni do zaledwie kilkunastu minut.
• Automatyzacja obiegu i akceptacji dokumentów wyeliminowała konieczność czasochłonnego zbierania podpisów i pieczęci.
• Łatwy zdalny dostęp do archiwum pozwolił sprawnie realizować procesy nawet w czasie pandemii i pracy zdalnej.
• Miesięcznie przez system ChainDoc przechodzi około 10 tysięcy dokumentów, których obsługa jest w pełni cyfrowa i zgodna z przepisami.

Droga do sukcesu w cyfrowej transformacji

Transformacja cyfrowa to proces ciągły, wymagający nieustannego doskonalenia i adaptacji. Atende ChainDoc stanowi solidny fundament, na którym firmy mogą budować swoją przyszłość. Dzięki elastycznej architekturze i możliwości integracji z innymi systemami, rozwiązanie to może rozwijać się wraz z organizacją, wspierając jej rozwój na każdym etapie.

Atende ChainDoc to nie tylko narzędzie do bezpiecznego przechowywania i zarządzania dokumentami. To katalizator zmian, który wpływa na kulturę organizacyjną firmy. Dzięki eliminacji papieru, automatyzacji procesów oraz łatwemu dostępowi do informacji, pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach, rozwijać swoje kompetencje i realizować strategiczne cele.

Wdrożenie ChainDoc to również okazja do przeglądu i optymalizacji istniejących procesów. Analizując przepływ dokumentów i informacji, firmy często odkrywają obszary wymagające usprawnień, co prowadzi do zwiększenia efektywności operacyjnej i lepszej alokacji zasobów. Dzięki Atende ChainDoc, Twoja organizacja może nie tylko osiągnąć, ale także przewyższyć swoje cele cyfrowej transformacji.

Wyślij wiadomość

Często Zadawane Pytania (FAQ)